A POPULIS, empresa que atua no setor de soluções para recursos humanos, atua de forma flexível, possibilitando um atendimento personalizado, focado na obtenção da excelência dos seus produtos e serviços. Para tal se baseia nas seguintes diretrizes:
A Lei 13.709/18 define e estabelece regras a serem aplicadas para a proteção dos dados pessoais. Foi atualizada pela LEI Nº 13.853, de 8 de julho de 2019 e entrou em vigor em 18 de setembro de 2020.
A POPULIS, em conjunto com uma consultoria externa, está desenvolvendo o projeto para confirmação de pleno atendimento aos dispositivos da LGPD e reforço nos eventuais pontos vulneráveis.
A POPULIS, como prestadora dos serviços de apoio administrativo em processamento de folha de pagamentos, nas modalidades BPO TOTAL, BPO PARCIAL, CLOUD, assim como cedente de licença de uso (LU) de seu Sistema Populis, atua como “OPERADORA” do cliente, competindo a ela realizar o tratamento de dados pessoais dos titulares do cliente que lhe tenha sido transferido por contrato. Residualmente, a POPULIS é “CONTROLADORA”, com relação a decisões de natureza tecnológica sobre seu Sistema Populis e sobre sua infraestrutura de suporte posta a serviço do cliente, conforme for a modalidade de serviço.
Sendo assim, os clientes da POPULIS deverão também fazer sua parte, pois, somente dessa forma, os dados pessoais de seus titulares estarão plenamente protegidos e seus direitos estarão assegurados, eis que, nos termos da LGPD, os clientes da POPULIS são os “CONTROLADORES” principais dos dados de seus titulares, competindo a eles as decisões referentes ao tratamento desses dados pessoais transferidos à POPULIS.
Para saber mais sobre a LGPD, consulte-a em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/L13709compilado.htm
A POPULIS assume os seguintes compromissos gerais com relação à LGPD, no tratamento de dados pessoais dos titulares de seus clientes:
Limitar-se ao tratamento contratualmente autorizado pelo cliente, observando-se que compete ao cliente, entre outras obrigações legais:
Assegurar que o tratamento transferido à POPULIS se enquadre às hipóteses dos arts. 7º, 8º, 10, 11, 12 e 14 da LGPD;
Assegurar a seus titulares, o direito de acesso facilitado às informações sobre o tratamento de seus dados pessoais transferidos à POPULIS, nos termos do art. 9º da LGPD;
Assegurar a seus titulares, mediante requisição, o exercício de seus direitos estabelecidos nos arts. 18, 19 e 20 da LGPD;
Somente realizar a transferência internacional de dados pessoais de seus titulares para os quais haja tratamento transferido à POPULIS se respeitado o que disposto nos arts. 33 e 34 da LGPD;
No encerramento do contrato com a POPULIS, dar continuidade ao tratamento por outro meio, se aplicável, ou promover a eliminação dos dados pessoais ou, ainda, conservá-los nos limites do art. 16 da LGPD;
Nas hipóteses do art. 15 da LGPD, promover o término do tratamento de dados pessoais de seus titulares;
Registrar as operações que realizar sobre dados pessoais de seus titulares para os quais tenha sido transferido tratamento à POPULIS, especialmente quando baseada no legítimo interesse, nos termos do art. 37 da LGPD;
Verificar a observância das suas próprias instruções fornecidas à POPULIS e verificar as normas sobre a matéria concernente ao tratamento de dados pessoais que tenha sido transferido à POPULIS, nos termos do art. 39 da LGPD;
Indicar encarregado pelo tratamento de dados pessoais para os quais haja tratamento transferido à CONTRATADA e assegurar que ele cumpra o disposto no art. 41 da LGPD;
Adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de seus titulares para os quais haja tratamento transferido à POPULIS, nos termos do art. 46 da LGPD;
Garantir a segurança da informação prevista na LGPD em relação aos dados pessoais de seus titulares para os quais haja tratamento transferido à POPULIS, nos termos do art. 47 da LGPD;
Comunicar à Autoridade Nacional e ao titular a ocorrência de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos seus titulares para os quais haja tratamento de dados pessoais transferido à POPULIS, nos termos do art. 48 da LGPD;
Estruturar os sistemas utilizados para o tratamento de dados pessoais sob sua responsabilidade, de forma a atender aos requisitos de segurança, aos padrões de boas práticas e de governança e aos princípios gerais previstos na LGPD e demais normas regulamentares, com relação a dados pessoais de seus titulares para os quais haja tratamento transferido à POPULIS;
Formular, adotar, publicar e atualizar periodicamente regras de boas práticas e de governança relativamente a dados pessoais de seus titulares para os quais haja tratamento transferido à POPULIS, considerando o disposto no art. 50 da LGPD;
Observar a boa-fé e os seguintes princípios: finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação, responsabilização e prestação de contas;
Mediante o presente tutorial acessível em seu portal na Intranet, assegurar aos titulares dos clientes, o direito de acesso facilitado às informações sobre o tratamento de seus dados pessoais pela POPULIS, nos termos do art. 9º da LGPD, inclusive com informação sobre a existência e a natureza de suas relações contratuais com outros agentes de tratamento;
Realizar tratamento de dados pessoais dos titulares dos clientes com fundamento em legítimo interesse somente se respeitado o disposto no art. 10 da LGPD;
Realizar o tratamento de dados pessoais sensíveis de titulares dos clientes e de dados pessoais de titulares dos clientes que sejam crianças ou adolescentes nos limites do Contrato e segundo as instruções fornecidas pelo cliente;
Considerar dados anonimizados como não sendo dados pessoais dos titulares dos clientes somente nas hipóteses do art. 12 da LGPD;
Realizar o término do tratamento de dados pessoais de titulares dos clientes segundo as instruções fornecidas pelo cliente ou quando da extinção do Contrato;
Após o término do tratamento de dados pessoais de titulares do cliente, promover a eliminação desses dados pessoais ou, ainda, conservá-los somente nos limites do art. 16 da LGPD;
Contribuir com o cliente, quando solicitada, para que o cliente assegure ao titular o exercício de seus direitos estabelecidos nos arts. 18, 19 e 20 da LGPD, em relação ao tratamento de dados pessoais realizado pela POPULIS;
Somente realizar a transferência internacional de dados pessoais dos titulares do cliente se respeitado o disposto nos arts. 33 e 34 da LGPD;
Manter registro das operações que realizar sobre dados pessoais dos titulares dos clientes, especialmente quando baseada no legítimo interesse, nos termos do art. 37 da LGPD;
Observar as instruções e as normas sobre a matéria concernente ao tratamento de dados pessoais fornecidas pelo cliente, reservando-se o direito de não atender a instruções que impliquem em descumprimento a legislação aplicável ou que não forneçam ao titular do cliente a segurança que da POPULIS se possa esperar, nos termos dos arts. 39, 42, §1º, I e 44 da LGPD;
Indicar encarregado pelo tratamento pela CONTRATADA de dados pessoais de titulares da CONTRATANTE e assegurar o cumprimento do disposto no art. 41 da LGPD;
Adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais dos titulares da CONTRATANTE sobre os quais realize tratamento, nos termos do art. 46 da LGPD;
Garantir a segurança da informação prevista na LGPD em relação aos dados pessoais dos titulares dos clientes sobre os quais realize tratamento, nos limites do Contrato e nos termos do art. 47 da LGPD;
Informar ao cliente e, quando aplicável, comunicar à Autoridade Nacional e ao titular do cliente a ocorrência de incidente de segurança relativo a tratamento pela POPULIS que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares do cliente, nos termos do art. 48 da LGPD;
Estruturar os sistemas utilizados para realizar tratamento de dados pessoais de titulares dos clientes, de forma a atender aos requisitos de segurança, aos padrões de boas práticas e de governança e aos princípios gerais previstos na LGPD e demais normas regulamentares;
Formular adotar, publicar e atualizar periodicamente regras de boas práticas e de governança, relativamente a dados pessoais dos titulares dos clientes sobre os quais realize tratamento, considerando o disposto no art. 50 da LGPD.
A POPULIS aplica, entre outros, os seguintes controles de segurança de informação na sua prestação de serviços para os clientes:
Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais
Em atendimento à Lei 13.709/18 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), a POPULIS nomeou como Encarregado Pelo Tratamento de Dados Pessoais, o Sr. Carlos Roberto Bazzo, e-mail: lgpd@populisrh.com.
São atividades do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais, sem prejuízo de outras atribuições determinadas pela POPULIS ou estabelecidas em normas complementares:
Em caso de dúvida, reclamação, sugestão ou outra comunicação relativa ao tratamento de dados pessoais pela POPULIS, entre em contato com o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais.
Obs.: o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais não tem por função prestar subsidiariamente ou substituir o atendimento do setor de Recursos Humanos dos clientes da POPULIS. Se sua questão tiver natureza trabalhista ou estiver relacionada com seu pagamento, procure o setor responsável de sua empresa.
A POPULIS filiada à ABRAPSA – Associação Brasileira de Provedores de Serviços de Apoio Administrativo, aplica boas práticas na prestação de serviços de apoio administrativo fomentadas por essa associação, entre elas as abaixo indicadas.
Para denunciar com sigilo e
segurança, ao identificar ou suspeitar de algum desvio de conduta ou violação
das políticas da GLR/POPULIS, você pode acessar (de forma anônima ou não) o
link https://umaempresaetica.com.br/#canal-denuncias.
Observação: Como a autenticação
do processo está em fase inicial, está disponível também até o mês de
dezembro/2023 a opção em enviar um email para notificação.comite@populisrh.com.
Não há necessidade de
identificação do denunciante e você poderá acompanhar o andamento da denúncia
por meio do número de protocolo recebido após o envio da denúncia.
Outros Agentes de Tratamento de Dados Pessoais Contratados pela POPULIS
Para dar suporte à sua prestação de serviços para os clientes, a POPULIS faz uso dos serviços dos seguintes agentes de tratamento externos, seus fornecedores:
Na prestação de serviços terceirizados em folha de pagamento, a POPULIS compartilha dados pessoais com as seguintes autoridades e agentes e programas governamentais:
A POPULIS realiza os seguintes tratamentos de dados pessoais, conforme seja a modalidade de prestação de serviço contratada pelo cliente: