As multas do eSocial têm sido uma preocupação para muitas empresas brasileiras. Criado pelo governo, o sistema visa unificar as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, tornando o processo mais simples e transparente. Mas o não cumprimento das normas pode resultar em penalidades pesadas, que impactam negativamente as finanças e a reputação empresarial.
Neste artigo, apresentamos as principais infrações relacionadas ao eSocial e as respectivas multas. Em seguida, oferecemos orientações práticas para que os gestores possam evitar penalidades, com foco na correta implementação das obrigações trabalhistas.
Acompanhe os detalhes de cada infração e descubra como garantir que seu negócio esteja em conformidade com as exigências do sistema!
De que modo o eSocial impacta as empresas?
O eSocial, sigla para Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, foi criado pelo governo brasileiro com o objetivo de unificar o envio de informações relativas às obrigações trabalhistas e fiscais das empresas.
O programa foi projetado para substituir a necessidade de envio de diversas declarações separadas, como a GFIP, a CAGED e a RAIS, centralizando todos esses dados em uma única plataforma.
A implementação do eSocial pretende melhorar o controle e a fiscalização das relações trabalhistas no país, além de ampliar a transparência e a conformidade nas informações fornecidas pelas companhias.
Essa centralização facilita o trabalho das autoridades, permitindo uma fiscalização mais eficiente. Para as empresas, o eSocial traz benefícios como a redução de erros e a eliminação de burocracia ao integrar múltiplos processos.
Como garantir a conformidade com o eSocial e evitar multas?
Para manter a conformidade com o eSocial e evitar multas, as empresas precisam adotar práticas proativas que integrem processos de gestão eficientes, tecnologia e treinamentos contínuos.
Isso envolve desde o correto registro das admissões de funcionários até o acompanhamento de cada etapa dos processos que o eSocial exige, como a comunicação de acidentes de trabalho, o correto depósito do FGTS e o registro dos exames médicos obrigatórios.
Abaixo, abordamos as principais infrações e como os grupos empresariais podem implementá-las corretamente para que não incorram em penalidades!
1. Não informar a admissão de funcionários dentro do prazo estabelecido
A admissão de um novo colaborador deve ser registrada no eSocial até o dia anterior ao início do trabalho. Caso a empresa falhe em fazer esse registro dentro do prazo, estará sujeita a multas. Esse tipo de infração é comum, especialmente em empresas que não têm um sistema de gestão integrado ou processos bem definidos para contratação de novos empregados.
Multa
A penalidade por não registrar a admissão de um funcionário pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dependendo do porte do negócio e da reincidência da infração.
Como evitar
Para não arcar com a multa, a empresa precisa que o processo de admissão de novos funcionários seja organizado e que todos os dados sejam enviados corretamente para o eSocial dentro do prazo. Isso pode ser alcançado por meio de sistemas de folha de pagamentogestão de recursos humanos que automatizem e integrem as contratações e registros no eSocial.
Também é necessário treinar os profissionais de administração de pessoalRH para que compreendam as obrigações do sistema e possam tomar as ações devidas de maneira eficiente.
2. Omitir ou atrasar a comunicação de alterações cadastrais e contratuais
Alterações nas informações cadastrais ou contratuais de um funcionário, como mudanças de cargo, salário ou jornada de trabalho, precisam ser registradas no eSocial dentro de prazos estabelecidos.
A omissão ou o atraso no envio dessas informações pode resultar em multas pesadas, especialmente quando a alteração implica no cumprimento de direitos do trabalhador ou no recolhimento de tributos devidos.
Multa
O valor das multas por omissão ou atraso na comunicação de alterações cadastrais pode chegar a R$ 600,00 por empregado. Essa penalidade pode ser agravada dependendo da reincidência e do impacto causado pela falha na comunicação das alterações.
Como evitar
A chave para prevenir essa multa é ter processos bem estabelecidos dentro da empresa, assegurando que quaisquer alterações nos dados dos colaboradores sejam comunicadas ao eSocial imediatamente após a efetivação.
Outra dica é investir em um sistema de folha de pagamento integrado ao eSocial para otimizar esse processo, facilitando o registro correto de todos os dados dentro do prazo estipulado pela legislação.
3. Não registrar os exames médicos obrigatórios
Os check-ups médicos admissionais, periódicos e demissionais são obrigatórios para que os trabalhadores estejam aptos para exercer suas funções com segurança e saúde. Esses exames devem ser realizados e registrados no eSocial, conforme as normas da CLT. A falta de registros desses exames pode resultar em severas penalidades.
Multa
As multas por não registrar os exames médicos obrigatórios podem variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, a depender da gravidade da infração e do porte da empresa. A falha nesse registro pode resultar, ainda, em complicações com a comprovação da saúde dos trabalhadores, o que prejudica a gestão em casos de acidente de trabalho ou demandas trabalhistas.
Como evitar
Manter um controle rigoroso sobre os exames médicos exigidos para que todos os funcionários passem pelos exames necessários e que os registros sejam feitos dentro do prazo. Corporações podem utilizar plataformas de gestão de saúde ocupacional para integrar essas informações diretamente ao eSocial, facilitando o envio correto dos dados.
4. Não comunicar acidentes de trabalho no prazo legal
Os acidentes de trabalho, conforme a legislação brasileira, devem ser comunicados ao eSocial por meio da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) até o primeiro dia útil após o ocorrido. A não comunicação de um acidente dentro do prazo legal pode acarretar multas e outros problemas, incluindo a falta de cobertura previdenciária para o trabalhador acidentado.
Multa
O valor da multa por não comunicar acidentes de trabalho no prazo estipulado varia de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, dependendo da gravidade do acidente e da reincidência da infração. Além disso, o empreendimento pode ser responsabilizado por danos à saúde do trabalhador e, em casos mais graves, por negligência.
Como evitar
Para prevenir esse tipo de penalidade, as empresas devem estabelecer processos claros e eficientes para registrar e comunicar acidentes de trabalho de forma imediata. Isso implica o treinamento da equipe de segurança do trabalho e de recursos humanos para agir rapidamente e garantir que a CAT seja preenchida e enviada ao eSocial dentro do prazo estabelecido.
5. Apresentar irregularidades nos depósitos do FGTS
O pagamento do FGTS deve ser feito mensalmente e corretamente para todos os empregados. O eSocial permite que os órgãos de fiscalização verifiquem se os depósitos estão sendo feitos de forma regular e dentro dos prazos estipulados. Falhas nos depósitos, como a omissão de valores ou atrasos, podem gerar multas pesadas para a empresa.
Multa
O valor da multa por irregularidades nos depósitos do FGTS varia conforme o número de empregados afetados e a gravidade da infração. Se os depósitos forem feitos de forma incorreta ou não forem realizados, a companhia pode ser obrigada a pagar a multa correspondente, além de juros e correção monetária.
Como evitar
A liderança deve estabelecer um processo de verificação regular para que todos os depósitos do FGTS sejam feitos corretamente. Utilizar sistemas de folha de pagamento que integrem o FGTS digital ajuda a automatizar os pagamentos e evitar falhas no processo.
6. Não fornecer ou atualizar o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
O Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é um documento essencial para o trabalhador que exerce atividades em condições prejudiciais à saúde ou à integridade física, como exposição a agentes químicos, físicos ou biológicos.
O não fornecimento ou a não atualização do PPP pode resultar em sérias penalidades para o empregador, especialmente quando se trata de trabalhadores expostos a riscos que exigem aposentadoria especial.
Multa
A penalidade por não fornecer ou atualizar o PPP pode ser de até R$ 233.350,00, dependendo da reincidência e da gravidade do descumprimento.
Como evitar
As empresas devem realizar uma análise detalhada das condições de trabalho de seus funcionários e garantir que todos os dados referentes ao PPP sejam corretamente registrados e atualizados no eSocial. O uso de ferramentas de gestão de saúde ocupacional e segurança no trabalho simplifica esse processo.
7. Omitir a comunicação de afastamentos temporários
Quando um trabalhador se afasta temporariamente de suas funções, seja por motivo de saúde, acidente de trabalho e qualquer outro motivo, a organização é obrigada a comunicar esse afastamento ao eSocial. O não cumprimento dessa obrigação pode resultar em multas e em complicações no cálculo de benefícios previdenciários, como o auxílio-doença ou a aposentadoria.
Multa
A multa por omitir a comunicação de afastamentos temporários pode variar conforme o impacto para o trabalhador e para o INSS, mas geralmente fica entre R$ 200,00 e R$ 800,00 por infração.
Como evitar
Para evitar esse tipo de penalidade, as empresas devem ter um processo bem estruturado para registrar e comunicar afastamentos de seus funcionários no eSocial, utilizando sistemas que integrem esses dados diretamente ao sistema do governo.
Em todo caso, as multas do eSocial são minimizadas com a adoção de boas práticas, treinamento adequado da equipe de recursos humanos, investimento em sistemas de gestão e cumprimento rigoroso dos prazos estabelecidos. Manter-se atualizado com as mudanças na legislação e adotar soluções tecnológicas são recomendações para estar em conformidade e ser bem-sucedido nesse modelo de gestão.Ainda com dúvidas sobre como se adequar ao eSocial e reduzir multas? Baixe nosso e-book “Tudo que você precisa saber sobre o eSocial em um só lugar” e aprenda a implementar o sistema sem riscos de penalidades!
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