Só de ouvir “folha de pagamento” você já sente calafrios na espinha? Pois é, se sim, saiba que muitos empreendedores e colaboradores envolvidos com a gestão de Recursos Humanos (RH) também têm o mesmo sentimento.
De fato, lidar com a folha de pagamento é algo bem burocrático e, por isso, toma muito tempo dos envolvidos — sem contar que um deslize pode acarretar em sérias dores de cabeça. Por isso, toda atenção ainda é pouca diante de tanta responsabilidade.
Mas calma, pois todos esses trâmites estão prestes a ser facilitados com a ajuda da tecnologia.
Neste artigo, mostraremos a você como funciona a folha de pagamento digital e como um software robusto pode ajudar a sua empresa a ter mais agilidade nesse processo. Vamos lá?
O que é folha de pagamento digital?
A folha de pagamento digital é o documento eletrônico que detalha a remuneração dos colaboradores, assim como o tradicional. No entanto, há diferenças gritantes entre os dois.
Diferentemente do processo manual, que exige cálculos e lançamentos manuais, a versão digital automatiza essas etapas, o que, por si só, traz mais agilidade e precisão para essa tarefa.
Com essa solução, a empresa consegue reduzir erros, otimizar a gestão financeira e economizar tempo ao processar pagamentos.
Vale destacar também que, além do salário, a folha de pagamento online registra:
- faltas injustificadas;
- horas extras;
- Desconto Semanal Remunerado (DSR);
- ajuda de custo;
- vale-alimentação;
- assiduidade;
- adicional noturno;
- tributos etc.
Dessa forma, todos os valores líquidos e brutos são calculados corretamente — sem que a equipe de RH precise ficar “quebrando a cabeça” para fechar os cálculos.
Como a folha de pagamento online funciona?
Como você viu, a folha de pagamento online permite que a empresa controle com mais precisão os valores a serem pagos aos colaboradores, bem como descontos, adicionais e bônus.
Por meio de um sistema unificado, é possível acessar os contracheques e realizar os lançamentos dos pagamentos da jornada mensal, incluindo benefícios como IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física), FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), vale-transporte e vale-alimentação/refeição.
É bem comum ver empresas usando o Google Sheets, Excel ou outro software de planilhas que permite armazenar os dados em um sistema na nuvem, acessível por qualquer profissional do RH ou Departamento Pessoal (DP).
No entanto, como as planilhas exigem alimentação manual, o processo demanda tempo, atenção e está sujeito a erros. Além disso, os cálculos são automatizados apenas após a inserção dos dados, tornando esse método mais trabalhoso.
Já os softwares de folha de pagamento online tornam a rotina de trabalho muito mais leve e menos trabalhosa, pois garantem mais eficiência e segurança.
Eles automatizam todas as etapas, captando informações diretamente do sistema de controle de ponto para cálculos precisos. Além disso, esses sistemas conseguem integrar e cruzar dados com outras ferramentas utilizadas pelo RH, garantindo uma apuração fiel à realidade da empresa.
Quais são as vantagens da folha de pagamento online?
A folha de pagamento digital traz uma série de vantagens para empresas que desejam otimizar sua gestão e estar em conformidade com as exigências do eSocial.
Para você entender um pouco mais sobre o que tem a ganhar com essa ferramenta, separamos alguns dos principais benefícios que ela oferece. Veja só!
Otimização do tempo
Com a automação dos cálculos relacionados a horas trabalhadas, impostos, previdência e benefícios, a folha digital reduz significativamente o tempo gasto no processamento da folha de pagamento.
A seleção de dados, como faixa salarial e tempo de serviço, permite que o sistema faça os cálculos automaticamente, eliminando tarefas manuais e minimizando erros.
Já pensou no quanto a sua equipe de RH e DP poderá se beneficiar com isso? Eles terão mais tempo para lidar com questões estratégicas e outros assuntos que, de fato, ajudarão a empresa a crescer.
Eficiência operacional
O sistema reúne todas as informações sobre o pagamento dos colaboradores em um único lugar, facilitando a aplicação de faltas, horas extras e reajustes salariais.
Sabe aqueles problemas causados por variações mensais nos valores pagos? Então, ele não existirá mais, uma vez que o software terá registrado todos os dados necessários.
Além disso, o acesso rápido a relatórios elimina a necessidade de armazenar grandes volumes de papelada — aqui, você também economiza em espaço físico para guardar toda essa documentação.
Cumprimento de obrigações legais
O eSocial exige que as empresas consolidem declarações como CAGED, GFIP, DIRF e RAIS em uma única base de dados.
E aqui, a folha de pagamento digital também aparece como uma excelente aliada, pois ela facilita esse processo, permitindo que as informações sejam enviadas ao governo quase em tempo real.
O que a sua empresa ganha com isso? Menos riscos de multas e penalizações!
Lembra como era antes? Você precisava lidar com prazos distintos para cada declaração — um verdadeiro caos de datas!
A adaptação ao novo sistema é indispensável, especialmente considerando que, pouco antes da obrigatoriedade da declaração, muitos negócios ainda não estavam preparados para a mudança.
Isso significa que começar essa transição agora evita contratempos e, ainda, garante que sua empresa esteja alinhada com as exigências legais.
Como a Populis RH pode ajudar na implementação dessa solução?
A Populis RH transforma a gestão da folha de pagamento online, trazendo mais agilidade, segurança e eficiência para sua empresa. Com um sistema totalmente automatizado, a plataforma reduz erros, otimiza processos e melhora a gestão da informação.
Entenda como ela facilita o dia a dia do seu departamento de RH e DP.
Automação inteligente para menos erros
A Populis utiliza workflows automatizados para eliminar falhas nos cálculos e garantir que todas as informações estejam corretas.
Além disso, conta com um alerta para diferenças salariais, permitindo identificar e corrigir inconsistências antes do pagamento.
Otimização do tempo e redução de custos
Com agendamento de cálculos e processamento rápido de grandes volumes de transação, sua equipe ganha mais tempo para focar em tarefas estratégicas.
O sistema também dispensa o uso de relógios eletrônicos de ponto (REP), ou seja, você consegue reduzir os custos operacionais.
Gestão eficiente da informação
Quer ter tudo em um lugar só? A Populis centraliza todos os dados da folha de pagamento, facilitando o acompanhamento de faltas, atrasos e horas extras.
Com isso, sua empresa gera relatórios precisos e garante que os pagamentos sejam feitos corretamente, sem complicações.
Fazer a gestão da folha de pagamento digital nunca foi tão fácil. Com a Populis como parceira, a sua empresa ganha em agilidade e segurança.
Quer saber mais sobre o nosso sistema? Entre em contato conosco agora mesmo e fale com um de nossos especialistas!
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