Os encargos da folha de pagamento representam um dos maiores desafios para o Departamento Pessoal. Nesse sentido, entender exatamente o que são esses encargos, como calculá-los corretamente e, principalmente, como otimizá-los fará toda a diferença na saúde financeira da empresa.
Afinal, custos trabalhistas mal gerenciados impactam diretamente no orçamento, na competitividade e no crescimento do negócio — e não é isso que queremos, certo?
Neste artigo, vamos esclarecer os principais pontos sobre encargos da folha, mostrar passo a passo o cálculo correto e apresentar estratégias eficazes para reduzir gastos sem comprometer os direitos dos colaboradores, garantindo assim um departamento pessoal mais eficiente e sustentável. Vamos lá?
Quais são os principais encargos trabalhistas e sociais?
Encargos trabalhistas nada mais são do que um conjunto de despesas que vai muito além do salário que o colaborador recebe no final do mês. São os custos que a empresa precisa arcar para estar dentro da lei, garantir direitos e manter a equipe protegida. Inclusive, tudo isso deve constar na folha de pagamento.
Basicamente, esses encargos se dividem em algumas categorias principais que você precisa conhecer de perto. Veja quais são eles!
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
É a contribuição para a Previdência Social, que garante aposentadoria, auxílio-doença e outros benefícios ao trabalhador. A alíquota para a empresa é fixa em 20% do salário bruto do colaborador.
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)
Nesse caso, a empresa deposita mensalmente 8% do salário do funcionário em uma conta que fica “guardada” para situações como demissão sem justa causa, compra da casa própria ou em casos de emergência.
Contribuição para terceiros
São encargos destinados a entidades como o Sistema S (SESI, SENAI, SESC, etc.), INCRA e outros fundos, que variam de 0,2% até cerca de 5,8% do total da folha, dependendo do setor e do tipo de empresa.
Imposto sobre a folha
Algumas empresas também pagam impostos específicos relacionados à folha, como o RAT (Risco de Acidente do Trabalho), que vai de 1% a 3% dependendo do grau de risco da atividade exercida.
Como calcular os encargos da folha de pagamento?
Calcular os encargos da folha de pagamento não é uma tarefa fácil, mas com o passo a passo certo, tudo fica mais simples. Vamos descomplicar esse processo para você entender direitinho como cada valor é formado e garantir que tudo esteja certo, sem surpresas no final do mês.
Contribuição Previdenciária
Para o empregado, a alíquota é progressiva, variando de 7,5% a 14% conforme a faixa salarial do colaborador. Nesse caso, é necessário apenas aplicar a porcentagem correta sobre o salário bruto dele.
Já para o empregador, a regra é fixa. O valor é de 20% sobre o total pago ao funcionário naquele mês.
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)
Esse é fácil de calcular: basta multiplicar o salário bruto por 8%. Por exemplo, para um salário de R$ 3 mil, o depósito mensal do FGTS será de R$ 240. Esse valor deve ser depositado em uma conta vinculada ao empregado.
13º Salário
Para calcular o 13º, divida o salário mensal por 12 e multiplique pelo número de meses trabalhados no ano. Se o colaborador trabalhou o ano todo ganhando R$ 3 mil por mês, o 13º será exatamente R$ 3 mil.
Férias e adicional de 1/3
O valor das férias é igual ao salário mensal do colaborador. Não tem segredo! Agora, o adicional de 1/3 é um bônus sobre as férias, calculado como 1/3 do valor das férias.
Por exemplo, com um salário de R$ 3 mil, o adicional será de R$ 1 mil.
Encargos rescisórios
Quando há encerramento do contrato de trabalho (por demissão ou pedido de demissão), a empresa precisa quitar verbas rescisórias e encargos obrigatórios, que são:
- saldo de salário;
- férias vencidas e proporcionais ( mais 1/3);
- 13º salário proporcional;
- aviso prévio (trabalhado ou indenizado);
- multa de 40% ou 20% do FGTS (dependendo do motivo da rescisão);
- liberação do saque do FGTS;
- guia de seguro-desemprego (em alguns casos)
- INSS sobre aviso prévio indenizado e 13º proporcional
Em caso de pedidos de demissão dentro do período de experiência, a empresa precisa pagar os seguintes direitos:
- saldo de salário;
- férias proporcionais (mais 1/3);
- 13º proporcional.
Nesse caso, não tem multa de FGTS. O aviso prévio também não é necessário, mas pode ser exigido se o contrato prever.
Se o colaborador pede demissão fora do período de experiência, seus direitos são:
- saldo de salário;
- férias vencidas e proporcionais (mais 1/3);
- 13º proporcional.
Aqui, a multa de FGTS também não precisa ser paga, mas o funcionário deve cumprir o aviso prévio ou indenizar a empresa
Em situações que envolvem justa causa, a empresa precisa pagar o saldo do salário e as férias vencidas (mais 1/3), se houver. Só isso!
Os demais benefícios não são liberados para esse colaborador.
Por outro lado, a=no caso de uma demissão sem justa causa, o colaborador precisa receber:
- saldo de salário;
- férias vencidas e proporcionais (mais 1/3);
- 13º proporcional;
- aviso prévio (trabalhado ou indenizado);
- multa de 40% sobre o saldo do FGTS;
- liberação do FGTS;
- seguro-desemprego, se elegível.
Os encargos que envolvem a demissão sem justa causa são INSS sobre aviso prévio indenizado e FGTS de 8% sobre saldo de salário, mais 13º salário, férias e aviso.
Tenha muita atenção nesse momento porque aviso prévio também incidem encargos, ok?
Aviso prévio indenizado tem incidência de INSS patronal e 8% de FGTS. Já no aviso trabalhado, há INSS e FGTS como em qualquer mês normal de trabalho.
6. Recolhimento dos encargos
Fique atento aos prazos para não ter dor de cabeça com multas. A seguir, detalhamos cada uma delas.
- contribuição previdenciária: até o dia 20 do mês seguinte, via Guia da Previdência Social (GPS);
- FGTS: até o dia 7 do mês seguinte, adiantando em caso de fim de semana ou feriado;
- 13º salário: primeira parcela até 30 de novembro, segunda até 20 de dezembro. Usa-se a mesma guia do INSS;
- férias: pagamento deve ser feito até dois dias antes do início do descanso;
- encargos Rescisórios: até 10 dias após a demissão;
- contribuição ao Sistema S: recolhida junto com os encargos sociais da folha.
Quais são as diferenças entre os regimes tributários no que tange aos encargos?
Muitas empresas têm a mesma dúvida: “será que o regime tributário afeta os encargos trabalhistas que preciso pagar?” A resposta é sim, e bastante!
Portanto, entender as diferenças entre os regimes é fundamental para planejar os custos da folha de pagamento com mais inteligência e evitar surpresas no caixa. Vamos ao básico!
Simples Nacional
Para a maioria das atividades (especialmente as enquadradas nos anexos I, II, III e V), o INSS patronal (os 20% que normalmente seriam pagos sobre a folha) já está embutido no DAS, que é o Documento de Arrecadação do Simples. Isso torna os encargos mais leves.
Contudo, há uma exceção importante: empresas do Anexo IV — como construtoras, empresas de vigilância, limpeza, segurança e algumas prestadoras de serviços especializados — devem recolher o INSS patronal de 20% à parte, ou seja, não está incluso no DAS.
Independentemente do anexo, todas as empresas do Simples precisam recolher:
- FGTS de 8% sobre o salário dos empregados;
- FGTS também incide sobre 13º salário, férias e aviso prévio;
- multa de 40% do FGTS, no caso de demissão sem justa causa;
- INSS do empregado, com alíquotas que vão de 7,5% a 14%, conforme a faixa salarial.
Lucro Presumido
Nesse caso, a tributação é feita com base em uma margem de lucro presumida e os impostos são pagos separadamente.
Os encargos trabalhistas, no entanto, continuam sendo calculados de forma integral, como no regime normal, sem grandes descontos ou benefícios específicos. A empresa deve arcar com todos os custos previstos de INSS, FGTS, e demais encargos.
Os percentuais de presunção para comércio é de 8% para IRPJ e 12% para CSLL. Para serviços é de 32% para IRPJ e CSLL (exceto transporte e hospitais).
As alíquotas ficam assim:
- 15% (mais 10% de adicional se lucro presumido ultrapassar R$ 20 mil por mês) de IRPJ;
- 9% de CSLL;
- 0,65% de PIS;
- 3% de COFINS;
- entre 2% a 5% de ISS (municipal, apenas para serviços).
No que se refere à carga tributária efetiva, podemos apresentar uma estimativa. Para o comércio será cobrado entre 13,33% a 16,33% sobre o seu faturamento. Por outro lado, empresas prestadoras de serviços terão que pagar entre 16,33% a 18,93% sobre o seu faturamento.
Lucro Real
Este é o regime mais rigoroso e complexo, usado geralmente por grandes empresas. Nele, os impostos são calculados sobre o lucro efetivo e os encargos trabalhistas também são integralmente devidos, sem isenções ou reduções.
Para esse tipo de empresa, a gestão de Departamento Pessoal precisa ser ainda mais eficiente para evitar erros e controlar os custos.
O que muda na prática?
No Simples Nacional, o cálculo da folha é mais enxuto porque algumas contribuições são unificadas e, dependendo do enquadramento, há redução nas alíquotas de INSS patronal e contribuições ao Sistema S.
Já no Lucro Presumido e Lucro Real, a empresa precisa estar preparada para arcar com os encargos na íntegra, o que exige atenção redobrada na hora de planejar contratações, benefícios e remuneração.
É muito importante saber sobre isso porque cada regime impacta diretamente o custo total do colaborador para a empresa. Além disso, entender sobre esse enquadramento ajuda o Departamento Pessoal a calcular corretamente a folha, otimizar os gastos e evitar dores de cabeça com o fisco.
Como a reoneração da folha de pagamento impacta os custos empresariais?
Se tem um assunto que vem tirando o sono dos profissionais de RH e Departamento Pessoal, é a tal da reoneração da folha de pagamento — e não é para menos, pois essa mudança promete mexer com os custos trabalhistas das empresas a partir de 2025.
Basicamente, a reoneração da folha é o processo de retomada do modelo antigo de tributação, em que as empresas voltam a pagar os 20% de contribuição previdenciária diretamente sobre a folha de pagamento.
Até o fim de 2024, algumas empresas de setores específicos estavam sendo beneficiadas por um regime de desoneração. Nesse modelo, o recolhimento era feito com base na receita bruta, e não sobre os salários dos funcionários. Com isso, elas tinham uma boa economia nos encargos.
Os setores que eram agraciados com esse benefício eram:
- confecção e vestuário;
- calçados;
- construção civil;
- call center;
- comunicação;
- empresas de construção e obras de infraestrutura;
- couro;
- fabricação de veículos e carroçarias;
- máquinas e equipamentos;
- proteína animal;
- têxtil;
- Tecnologia da informação (TI);
- Tecnologia da informação e comunicação (TIC);
- projeto de circuitos integrados;
- transporte metroferroviário de passageiros;
- transporte rodoviário coletivo;
- transporte rodoviário de cargas.
Mas com a nova legislação sancionada em 2024, esse benefício está com os dias contados. A transição já começou agora, em 2025, e será gradual, para dar tempo das empresas respirarem e se ajustarem. Olha só como vai funcionar:
- 2025: 5% sobre a folha + alíquota entre 0,8% e 3,6% sobre a receita;
- 2026: 10% sobre a folha + alíquota entre 0,6% e 2,7%;
- 2027: 15% sobre a folha + alíquota entre 0,4% e 1,8%;
- 2028: volta dos 20% sobre a folha e fim da alíquota sobre a receita.
Perceba que a conta vai aumentando ano após ano. Sendo assim, quem não se preparar, pode acabar levando um susto.
A reoneração vai impactar diretamente o custo final de cada colaborador para a empresa. Com a volta da tributação tradicional sobre a folha, o Departamento Pessoal vai precisar ajustar o planejamento financeiro, rever a estratégia de contratação e buscar formas mais inteligentes de otimizar recursos.
Como a Populis pode auxiliar na gestão eficiente da folha de pagamento?
Ao contrário do que muitos pensam, a gestão de folha de pagamento não é só lançar valores e apertar “calcular”. É responsabilidade, precisão, prazo apertado e aquele frio na barriga só de pensar em errar uma vírgula.
O lado bom é que a tecnologia tem ajudado muito nesse quesito e, por isso, você não precisa passar por isso sozinho. A Populis pode ser sua aliada nessa missão.
A Populis é uma empresa completa — tanto SaaS quanto BPO — e tem como especialidade exatamente aquilo que mais tira o sono das equipes de RH: a folha de pagamento.
O Sistema POPULIS foi criado para tornar a gestão da folha muito mais eficiente, segura e descomplicada.
Com ela, o DP pode:
- simplificar os cálculos;
- automatizar os processos;
- reduzir aos máximo os erros;
- processar dados em alta velocidade;
- oferece workflows de aprovação;
- gerar contabilização flexível
Sabe o que é o melhor de tudo isso? Você ganha tempo para o que realmente importa. Com a Populis, sua equipe deixa de apagar incêndios e começa a atuar de forma estratégica.
Menos retrabalho. Mais produtividade. E uma folha de pagamento rodando com a tranquilidade que todo DP merece.
Quer saber mais sobre essa ferramenta incrível? Entre em contato conosco e fale com um de nossos especialistas!
0 comentário